При проведении операций с карточными платежами очень важно обеспечить точную документацию всех транзакций. За каждой покупкой, совершенной с помощью карты, продавец должен отслеживать общую полученную сумму. Это включает в себя детализирование обработанной суммы, включая возможные переплаты или расхождения, что обеспечивает полную прозрачность.
В месте продажи, будь то через терминал или онлайн, продавец должен выполнить необходимые шаги для регистрации платежа. Не только транзакция должна быть зарегистрирована в системе кассового аппарата (KKT), но и соответствующие финансовые записи должны соответствовать действиям, выполненным во время оплаты. Если имеются какие-либо излишние начисления или разницы между платежом по карте и указанной суммой, они должны быть отражены в соответствующих финансовых документах и обработаны соответствующим образом.
При использовании карты продавец должен убедиться, что обрабатывается правильная сумма и что транзакция соответствует действующему законодательству. Таким образом, можно избегать несоответствий и обеспечивать бесперебойную обработку всех транзакций. Необходимо тщательно выполнять каждый этап платежа, убеждаясь, что все суммы совпадают и нет ошибок, особенно при электронных платежах.
Эквайринг и POS-система: стоит ли их использовать?
Предприятия должны решить, следует ли включать услуги эквайринга и POS-терминалы в свою деятельность. Основная причина для этого — удобство и безопасность карточных платежей для клиентов. Если торговец принимает платежи по картам, он должен обеспечить правильный учет всех транзакций в системе бухгалтерского учета, включая банковские переводы, комиссию банка за обслуживание и любые излишние платежи.
Использование POS-терминала позволяет обеспечить беспрепятственную интеграцию в финансовую отчетность, упрощая учет платежных транзакций. Когда платеж обрабатывается, он создает запись на счете продавца. Очень важно, чтобы эти записи соответствовали выписке из банка, чтобы избежать несоответствий в записях. Продавцы несут ответственность за правильное документирование полученных денег, обеспечивая правильное отражение операций по продажам в финансовых книгах компании.
Если предприятие решает не использовать терминал, оно должно обеспечить правильную регистрацию любых альтернативных способов оплаты. Платежи, проходящие через банк, по-прежнему подлежат обычным бухгалтерским процедурам. Отказ от использования терминала может привести к осложнениям, особенно в управлении платежами клиентов и банковскими транзакциями.
Кроме того, предприятия, использующие POS-системы, должны учитывать экономическую эффективность данной услуги. Хотя стоимость обслуживания терминала и комиссии за транзакции могут показаться высокими, эффективность, которую они обеспечивают при обработке платежей по картам, и улучшение качества обслуживания клиентов могут в долгосрочной перспективе перевесить эти затраты. Как и в случае с любой услугой, необходимо проанализировать, соответствуют ли выгоды от такой инвестиции масштабу и типу деятельности.
Наконец, важно отметить, что без надлежащего метода учета продавцы рискуют столкнуться с проблемами в документации, такими как неполные записи или непроверенные платежи. Для бесперебойной работы и соблюдения нормативных требований рекомендуется внедрить как услуги по эквайрингу, так и надежный терминал для эффективной обработки платежей и управления транзакциями клиентов.
Учет транзакций при эквайринге
При обработке платежей через системы эквайринга организация должна правильно обрабатывать записи о транзакциях, чтобы обеспечить правильность финансовой документации. Все данные о продажах, включая детали каждого платежа, должны быть точно зарегистрированы в системе. Банковские выписки должны отражать фактические суммы, зачисленные на счета, а также соответствующие операции, связанные с оплатой товаров или услуг.
Для обеспечения ясности в бухгалтерском учете все транзакции должны быть разбиты на отдельные записи. Например, когда средства зачисляются на счет организации, соответствующие банковские записи должны отражать правильную сумму. Каждая операция включает в себя как поступление средств, так и возможные способы оплаты, такие как расчеты по кредитным картам, поэтому точное кодирование таких записей имеет важное значение. Эти финансовые операции должны сопоставляться с счетами-фактурами и другими соответствующими документами, чтобы избежать несоответствий.
При зачислении средств организация должна обеспечить правильное использование ссылок на платежную систему и их связь с соответствующим счетом клиента или заказчика. Если операция связана с продажей товаров, соответствующая запись о продаже должна быть связана с операцией оплаты. Такие действия часто контролируются автоматизированными системами, которые помогают обеспечить согласованность данных о покупке и оплате клиента.
Необходимо регулярно проверять выписки из банковских счетов и журналы транзакций, чтобы гарантировать, что все операции отражены в правильном финансовом периоде. В случае обнаружения несоответствий необходимо внести исправления, скорректировав соответствующие проводки в журнале. Например, банк мог обработать транзакцию позже, чем ожидалось, что повлияло на финансовый отчетный период.
Бухгалтерские проводки должны отражать как утверждение платежа, так и его окончательную проводку в банке. Это гарантирует, что все процедуры, связанные с использованием кредитных средств или других способов оплаты, отслеживаются и отражаются в отчетности. Бухгалтерские записи должны обновляться, чтобы отражать движение средств между клиентом и организацией в режиме реального времени.
Для оптимизации процессов настоятельно рекомендуется использовать автоматизированные системы для отслеживания и регистрации этих операций. Это снижает риск человеческой ошибки и упрощает процесс сверки, обеспечивая точный и своевременный учет всех транзакций.
Журнальные записи для платежей по картам в бухгалтерском учете
При обработке платежей по картам предприятия должны регистрировать определенные журнальные записи в зависимости от характера транзакций. Если клиент производит платеж по кредитной карте, обычно применяются следующие бухгалтерские действия:
При получении платежа через карточный терминал организация регистрирует транзакцию путем списания средств с банковского счета (или связанного счета) и зачисления их на счет доходов или продаж. Средства, переведенные в банк после прохождения через терминал, отражают погашение задолженности клиента.
В случае отмены или возврата платежа по карте, данная операция должна быть отражена как списание средств со счета доходов и зачисление их на банковский счет, что обеспечивает корректировку ранее зарегистрированных транзакций. Когда средства переводятся с терминала на счет организации, запись отражает чистую сумму, за исключением комиссий за обработку, взимаемых банком-эквайером.
В случае задержки или несоответствия в обработке платежа бухгалтерская система должна отражать отсутствие средств на счете до успешного прохождения платежа. Если операция не удалась, средства не зачисляются и запись не производится. Тот же подход применяется, если платеж через карточный терминал отклонен или возникла проблема с подключением к терминалу.
В случае комиссий или сборов за транзакции со стороны банка-эквайера они отражаются отдельно как расходы или вычет из общей суммы платежа. Соответствующие счета комиссионных должны быть зачислены при обработке этих сборов и отражены в финансовых документах.
Убедитесь, что записи точно отражают каждый этап транзакции — с момента обработки платежа через терминал до окончательного зачисления средств на счет организации. Такой подход гарантирует ясность и подотчетность в финансовой отчетности предприятия.
Оплата через терминал не прошла, но клиент получил SMS-сообщение о списании средств: что должен делать продавец?
Если оплата через терминал не прошла, но клиент получил SMS-сообщение о списании средств, продавец должен действовать в соответствии со следующими шагами:
- Во-первых, проверьте терминал на наличие признаков технической неисправности. Убедитесь, что транзакция была обработана правильно, просмотрев журнал транзакций терминала и сравнив его с данными банка.
- Если терминал показывает, что платеж не прошел, но клиент получил SMS-сообщение о списании средств, посоветуйте покупателю подождать некоторое время. В некоторых случаях такие транзакции отменяются после небольшой задержки.
- Уточните в банке, нет ли незавершенных транзакций или статусов авторизации, которые могут объяснить несоответствие. Необходимо подтвердить, был ли списание произведено со стороны банка или это было ложное уведомление.
- Если платеж действительно был списан, но терминал продавца не зарегистрировал транзакцию, продавец должен вручную внести исправления в систему, чтобы избежать ошибок в учете платежей.
- Убедитесь, что все соответствующие данные о транзакции, включая дату, время и сумму, правильно зарегистрированы в кассовой системе (KKT), чтобы избежать несоответствий в будущих операциях.
- Если у клиента по-прежнему возникают проблемы, предоставьте ему возмещение или завершите транзакцию вручную, используя другой способ оплаты, чтобы обеспечить его удовлетворение.
- Задокументируйте ситуацию в финансовых отчетах магазина, отметив любые несоответствия или проблемы с обработкой платежей. Это поможет вести точные записи для возможных будущих аудитов.
- В случае повторяющихся сбоев обратитесь к поставщику услуг терминала, чтобы проверить наличие технических неисправностей или других операционных проблем, которые могут влиять на обработку платежей.
Таким образом, действия продавца должны быть направлены на подтверждение статуса платежа, обеспечение правильной регистрации транзакции и общение как с клиентом, так и с банком для оперативного решения любых проблем.
Как обращаться с избыточными суммами, зачисленными банком при приобретении
Любые излишние средства, зачисленные банком в результате обработки платежей, должны быть правильно отражены в финансовой отчетности организации. При выявлении таких излишков они должны быть задокументированы в операциях дня и точно отражены в бухгалтерских книгах. Эти излишние суммы обычно связаны с платежными услугами, когда зачисленные средства превышают ожидаемую сумму, часто из-за технических ошибок или несоответствий в процессе расчетов.
Действия, которые необходимо предпринять при выявлении излишних платежей
После обнаружения избыточного платежа необходимо незамедлительно связаться с банком для получения разъяснений. Если средства принадлежат покупателю, несоответствие должно быть устранено банком-эквайером или соответствующей платежной системой. В случае ошибочного зачисления средств они должны быть возвращены клиенту или учтены как временное обязательство до разрешения вопроса. Средства должны быть зафиксированы в бухгалтерской системе с указанием соответствующих ссылок на транзакцию и дату платежа для обеспечения отслеживаемости.
Правильное отражение в бухгалтерской системе
Излишние средства должны быть отражены в бухгалтерской системе как обязательство или корректировка на счете платежных услуг. Когда эти средства будут возвращены, необходимо сделать соответствующую запись, чтобы уменьшить обязательства. Если средства еще не возвращены, они должны оставаться в категории «излишние платежи» до тех пор, пока ситуация не будет исправлена. Суммы также должны быть указаны в кассовом аппарате (KKT) в соответствии с требованиями отчетности, и их сумма должна быть сверена с фактическими данными о расчетах из банка.