Подайте личное заявление через работодателя или через портал государственных услуг (Госуслуги). Это основной способ зарегистрировать свое намерение относительно формата цифрового архива.
Используйте официальный бланк «Уведомление о предпочтении информационного формата», который должен содержать вашу подпись и дату. Работодатели обязаны принять этот бланк и передать его в Фонд социального страхования.
Отсутствие рукописной пометке в бумажном документе не влияет на действительность цифрового выбора, при условии что заявление было правильно зарегистрировано и направлено в Фонд социального страхования до установленного срока.
- Перейдите в раздел «Информация о трудовой деятельности».
- Найдите запись с датой регистрации вашего письменного заявления работодателем.
Отсутствие печати в оригинале бумажного документа не влияет на юридическую силу после обработки вашего запроса и отражения его в едином реестре. Цифровая запись является основным источником достоверной информации с даты регистрации.
Какие правовые основания позволяют выбрать электронную трудовую книжку без бумажной отметки
Для перехода на цифровой формат достаточно подачи работником письменного заявления работодателю. Федеральный закон 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года ввел эту возможность, не требуя физической отметки в традиционном документе.
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса России, система архивного делопроизводства признает информацию, хранящуюся в базе данных Пенсионного фонда, в качестве первичного доказательства трудового стажа, что исключает необходимость параллельных записей в печатных носителях.
После того как работодатель обработает запрос работника и передаст соответствующие данные в Пенсионный фонд через форму СЗВ-ТД, юридический переход будет завершен. Ни один нормативный акт не требует дополнительных отметок в устаревшей документации для целей подтверждения.
Как подать письменное заявление для подтверждения своего выбора
Предоставьте лично подписанное заявление, адресованное вашему работодателю, составленное от руки или напечатанное. Документ должен содержать ваше полное имя, идентификационный номер (паспорт или национальный идентификационный номер), текущую должность и дату подачи.
Четко укажите, что вы выбираете хранение трудовых документов в цифровом формате. Используйте формулировку типа «Я прошу перевести мои трудовые данные в единую систему цифрового хранения документов».
Отправьте заявление непосредственно в отдел кадров или в указанный отдел по работе с персоналом. Если личная доставка невозможна, можно отправить заявление заказным письмом с уведомлением о вручении.
Сохраните копию подписанного документа с печатью или подписью, подтверждающей получение. Это послужит вашим личным архивом на случай возникновения вопросов в будущем.
Уточните у своего работодателя, используется ли внутри компании стандартная форма, чтобы обеспечить соответствие процедурам компании.
Куда подавать подтверждающую форму, если вы сменили работодателя
Подайте заполненное заявление в отдел кадров или кадровую службу вашей текущей компании, даже если ваше решение было задокументировано в предыдущей организации. Новый работодатель несет ответственность за передачу вашей формы в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР).
Шаги по передаче формы
- Запросите новую копию формы у своего текущего работодателя, если оригинал недоступен.
- Заполните ее заново, отметив предпочтительный формат.
- Доставьте ее непосредственно в отдел кадров своего работодателя с личной подписью и датой.
Альтернативные каналы подачи
- Если ваш работодатель принимает электронную документацию, используйте корпоративный портал или электронную почту с цифровой подписью.
- Если кадровые вопросы переданы на аутсорсинг, обратитесь к указанному в ваших трудовых документах поставщику услуг.
- Если работодатель еще не указан, подайте форму через Госуслуги или непосредственно в отделение ПФР.
Сохраните подписанную копию или подтверждение получения для своих записей.
Как проверить, зарегистрирован ли ваш выбор в системе Пенсионного фонда
Войдите в личный кабинет на официальном сайте Пенсионного фонда России (ПФР) по адресу перейдите в раздел «Трудоустройство и работа», затем откройте «Выбор формы трудовой деятельности». Если ваше решение было обработано, статус будет отображаться как «Информация получена ПФР» вместе с датой регистрации.
Альтернативный способ через мобильное приложение
Если запись не отображается или статус «Не получено», обратитесь к своему работодателю или в местное отделение Фонда для уточнения статуса подачи.
Что делать, если вы потеряли бумажную версию без подтверждающей отметки
Направьте письменный запрос своему текущему или последнему работодателю с просьбой предоставить заверенную выписку из вашей трудовой книги. Эта выписка должна подтверждать ваше решение относительно электронного формата и указывать дату регистрации заявления.
Обратитесь в отдел кадров
Обратитесь напрямую к специалисту по кадрам, который обрабатывал вашу заявку. Попросите его проверить внутренние архивы или цифровые реестры, в которых было зафиксировано ваше согласие. Работодатели обязаны хранить такую информацию, даже если оригинал физического документа утерян.
Запросите данные в Пенсионном фонде
Подайте заявку через портал «Госуслуги» или обратитесь в ближайший филиал Пенсионного фонда. Запросите копию кадровых данных, которые у них есть в архиве. Если ваша цифровая запись активна, система отобразит дату регистрации вашего согласия, которая будет служить официальным доказательством.
Если следы не найдены, подайте новое заявление через своего работодателя, чтобы восстановить запись. Дата новой записи станет официальной датой для административных целей.
Какие цифровые сервисы можно использовать для проверки статуса вашей трудовой записи
Приложение «Сбербанк Онлайн» также обеспечивает интеграцию с ПФ РФ. После авторизации найдите раздел «Работа» на вкладке «Государственные сервисы», чтобы получить актуальные записи.