Подайте личное заявление через работодателя или через портал государственных услуг (Госуслуги). Это основной способ зарегистрировать свое намерение относительно формата цифрового архива.
Используйте официальный бланк «Уведомление о предпочтении информационного формата», который должен содержать вашу подпись и дату. Работодатели обязаны принять этот бланк и передать его в Фонд социального страхования.
В качестве альтернативы зайдите в свой профиль на сайте gosuslugi.ru, перейдите в раздел «Данные о трудовой деятельности» и выберите соответствующую опцию, чтобы выразить свое согласие в цифровом виде. Для этой операции на портале не требуется квалифицированная электронная подпись.
Отсутствие рукописной пометке в бумажном документе не влияет на действительность цифрового выбора, при условии что заявление было правильно зарегистрировано и направлено в Фонд социального страхования до установленного срока.
Arbeitgeber müssen die erhaltene Erklärung mindestens 75 Jahre lang aufbewahren. Wenn die Wahl online getroffen wurde, wird das Register automatisch aktualisiert und der Arbeitnehmer erhält eine Bestätigung über das Portal oder über die Personalabteilung des Arbeitgebers.
So bestätigen Sie die Wahl einer elektronischen Beschäftigungsakte ohne Vermerk in der Papierversion
Reichen Sie bei Ihrem Arbeitgeber eine schriftliche Erklärung ein, in der Sie Ihre Absicht zum Übergang zum digitalen System bekunden. Dieses Formular sollte gemäß der Vorlage der örtlichen Arbeitsbehörde oder in freier Form erstellt werden und Ihren vollständigen Namen, Ihre Passdaten und Ihre persönliche Versicherungsnummer (SNILS) enthalten.
Die Erklärung muss persönlich oder über sichere digitale Kanäle wie eine Plattform für elektronische Signaturen oder das HR-Portal des Unternehmens übergeben werden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, das Datum des Eingangs zu registrieren und eine Empfangsbestätigung auszustellen, die vom Arbeitnehmer aufzubewahren ist.
- Alle eingereichten Unterlagen werden vom Arbeitgeber an die Pensionskasse der Russischen Föderation (PFR) weitergeleitet.
- Aktualisierungen werden im persönlichen PFR-Konto des Mitarbeiters angezeigt, auf das über das Portal «ГосУслуги» oder über offizielle PFR-Mobil-Apps zugegriffen werden kann.
Überprüfungsprozess
- Greifen Sie mit Ihren verifizierten Anmeldedaten auf Ihr persönliches PFR-Konto zu.
- Перейдите в раздел «Информация о трудовой деятельности».
- Найдите запись с датой регистрации вашего письменного заявления работодателем.
- При необходимости загрузите отчет в формате PDF с квалифицированной цифровой подписью для подтверждения третьей стороной.
Отсутствие печати в оригинале бумажного документа не влияет на юридическую силу после обработки вашего запроса и отражения его в едином реестре. Цифровая запись является основным источником достоверной информации с даты регистрации.
Какие правовые основания позволяют выбрать электронную трудовую книжку без бумажной отметки
Для перехода на цифровой формат достаточно подачи работником письменного заявления работодателю. Федеральный закон 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года ввел эту возможность, не требуя физической отметки в традиционном документе.
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса России, система архивного делопроизводства признает информацию, хранящуюся в базе данных Пенсионного фонда, в качестве первичного доказательства трудового стажа, что исключает необходимость параллельных записей в печатных носителях.
После того как работодатель обработает запрос работника и передаст соответствующие данные в Пенсионный фонд через форму СЗВ-ТД, юридический переход будет завершен. Ни один нормативный акт не требует дополнительных отметок в устаревшей документации для целей подтверждения.
Приказ 730n, изданный Министерством труда 18 сентября 2020 года, подтверждает, что после выбора цифрового формата работодатель должен вернуть оригинал документа работнику без добавления дополнительных пометок, штампов или записей, если только это не было явно запрошено работником.
Государственная инспекция труда и Пенсионный фонд признают наличие заявления и зарегистрированную передачу в SZV-TD в качестве окончательного доказательства соблюдения законодательства. Работодателям рекомендуется хранить подписанную копию заявления в личном деле сотрудника для обеспечения прозрачности аудита.
Как подать письменное заявление для подтверждения своего выбора
Предоставьте лично подписанное заявление, адресованное вашему работодателю, составленное от руки или напечатанное. Документ должен содержать ваше полное имя, идентификационный номер (паспорт или национальный идентификационный номер), текущую должность и дату подачи.
Четко укажите, что вы выбираете хранение трудовых документов в цифровом формате. Используйте формулировку типа «Я прошу перевести мои трудовые данные в единую систему цифрового хранения документов».
Отправьте заявление непосредственно в отдел кадров или в указанный отдел по работе с персоналом. Если личная доставка невозможна, можно отправить заявление заказным письмом с уведомлением о вручении.
Сохраните копию подписанного документа с печатью или подписью, подтверждающей получение. Это послужит вашим личным архивом на случай возникновения вопросов в будущем.
Уточните у своего работодателя, используется ли внутри компании стандартная форма, чтобы обеспечить соответствие процедурам компании.
Куда подавать подтверждающую форму, если вы сменили работодателя
Подайте заполненное заявление в отдел кадров или кадровую службу вашей текущей компании, даже если ваше решение было задокументировано в предыдущей организации. Новый работодатель несет ответственность за передачу вашей формы в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР).
Шаги по передаче формы
- Запросите новую копию формы у своего текущего работодателя, если оригинал недоступен.
- Заполните ее заново, отметив предпочтительный формат.
- Доставьте ее непосредственно в отдел кадров своего работодателя с личной подписью и датой.
Альтернативные каналы подачи
- Если ваш работодатель принимает электронную документацию, используйте корпоративный портал или электронную почту с цифровой подписью.
- Если кадровые вопросы переданы на аутсорсинг, обратитесь к указанному в ваших трудовых документах поставщику услуг.
- Если работодатель еще не указан, подайте форму через Госуслуги или непосредственно в отделение ПФР.
Сохраните подписанную копию или подтверждение получения для своих записей.
Как проверить, зарегистрирован ли ваш выбор в системе Пенсионного фонда
Войдите в личный кабинет на официальном сайте Пенсионного фонда России (ПФР) по адресу перейдите в раздел «Трудоустройство и работа», затем откройте «Выбор формы трудовой деятельности». Если ваше решение было обработано, статус будет отображаться как «Информация получена ПФР» вместе с датой регистрации.
Альтернативный способ через мобильное приложение
Загрузите мобильное приложение «ПФР» из App Store или Google Play. После входа с помощью учетных данных Государственных услуг перейдите в раздел «Сведения о трудовой деятельности». Зарегистрированная запись будет содержать подтверждение получения и обработки Фондом, включая отметку времени и организационные данные.
Если запись не отображается или статус «Не получено», обратитесь к своему работодателю или в местное отделение Фонда для уточнения статуса подачи.
Что делать, если вы потеряли бумажную версию без подтверждающей отметки
Направьте письменный запрос своему текущему или последнему работодателю с просьбой предоставить заверенную выписку из вашей трудовой книги. Эта выписка должна подтверждать ваше решение относительно электронного формата и указывать дату регистрации заявления.
Обратитесь в отдел кадров
Обратитесь напрямую к специалисту по кадрам, который обрабатывал вашу заявку. Попросите его проверить внутренние архивы или цифровые реестры, в которых было зафиксировано ваше согласие. Работодатели обязаны хранить такую информацию, даже если оригинал физического документа утерян.
Запросите данные в Пенсионном фонде
Подайте заявку через портал «Госуслуги» или обратитесь в ближайший филиал Пенсионного фонда. Запросите копию кадровых данных, которые у них есть в архиве. Если ваша цифровая запись активна, система отобразит дату регистрации вашего согласия, которая будет служить официальным доказательством.
Если следы не найдены, подайте новое заявление через своего работодателя, чтобы восстановить запись. Дата новой записи станет официальной датой для административных целей.
Какие цифровые сервисы можно использовать для проверки статуса вашей трудовой записи
Воспользуйтесь официальным порталом «Госуслуги» (gosuslugi.ru), войдя в свою подтвержденную учетную запись и перейдя в раздел «Пенсии, пособия и льготы» «Трудовая деятельность». Там вы можете просмотреть текущие записи, включая названия организаций, должности и даты регистрации.
В качестве альтернативы вы можете получить доступ к системе Пенсионного фонда РФ через логин ЕСИА. В своем профиле выберите «Сведения о трудовой деятельности», чтобы загрузить XML- или PDF-файл со структурированными данными о трудовой деятельности, подписанный цифровой подписью.
Приложение «Сбербанк Онлайн» также обеспечивает интеграцию с ПФ РФ. После авторизации найдите раздел «Работа» на вкладке «Государственные сервисы», чтобы получить актуальные записи.
Для сотрудников корпоративных организаций внутренние HR-системы, интегрированные с 1C:ЗУП, могут предлагать синхронизированные данные на основе отчетов, поданных в ПФ РФ. Убедитесь, что в вашей организации включена эта функция и что доступ к вашему личному кабинету активен.
Местные терминалы МФЦ (Мои документы) поддерживают проверку электронных записей по SNILS и паспортным данным. Выберите функцию «Проверка сведений о трудовой деятельности» и распечатайте выписку.